Angebotskalkulation mit KI bei Anfragen mit Zeichnung.

Wo die Zeit hingeht.

Wer Anfragen bearbeitet, kennt den Ablauf:

1. Mail und Zeichnung öffnen. Oft hängen mehrere Anhänge dran, manchmal eine alte Revision.
2. Die Angaben zusammensuchen: Teilenummer und Revision aus dem Schriftfeld, Werkstoff, Menge, Termin, Oberflächen, Toleranzen, besondere Bearbeitung.
3. Nachfragen, was fehlt. Fehlt etwa die Allgemeintoleranz, geht eine Rückfrage raus, und die Anfrage bleibt liegen.
4. Kunde und Teil in der Warenwirtschaft suchen oder anlegen (dem Programm für Aufträge, Lager und Rechnungen) und Ansprechpartner und Konditionen übernehmen.
5. Kalkulieren und das Angebot schreiben.

Fachwissen braucht vor allem der letzte Schritt. Die ersten vier laufen nach festen Regeln, und die kann Software vorbereiten. Wie viel Zeit das bei Ihnen kostet, wissen nur Sie. Grob gerechnet:

Anfragen pro Monat × Minuten je Anfrage bis zum Entwurf ÷ 60 = Stunden pro Monat

Im Anwendungsbeispiel Angebotserstellung automatisieren gibt es dafür einen Rechner, in den Sie Ihre eigenen Zahlen eintragen.

Wann eine KI den Preis schätzen kann.

Fragt man eine KI einfach so nach einem Preis, bekommt man eine Zahl, die plausibel klingt und auf nichts beruht. In einer Kalkulation steckt viel, das in keiner Anfrage steht: wie ausgelastet Ihre Maschinen sind, wie lange das Rüsten dauert, was das Material gerade kostet und wie wichtig Ihnen der Kunde ist. Liegt die Zahl zu hoch, geht der Auftrag an einen anderen Betrieb. Liegt sie zu niedrig, fehlt Ihnen die Marge.

Baut die Schätzung dagegen auf Ihren eigenen Daten auf, also auf früheren Angeboten für ähnliche Teile, Ihren Stundensätzen und den aktuellen Materialpreisen, sind heutige KIs darin schon ziemlich gut, wenn man es richtig baut. Die Software zeigt zu jedem Vorschlag, auf welche alten Angebote sie sich stützt, und wenn ihr Daten fehlen, sagt sie das, statt zu raten. Den Preis, der rausgeht, setzt Ihr Vertrieb.

Was die Software vorbereitet.

Zuerst trennt sie im Postfach die Anfragen von Bestellungen, Reklamationen und Werbung und nimmt die Zeichnung als PDF mit. Dann liest sie aus der Mail Menge, Termin und Hinweise wie „gedreht und gebohrt, Kanten entgratet“, aus dem Schriftfeld der Zeichnung Teilenummer, Revision, Benennung und Werkstoff. Dafür ist KI gut geeignet, weil jeder Kunde anders schreibt und jedes Schriftfeld anders aufgebaut ist.

Danach kommt Ihre Prüfliste. Darin steht, was in einer Anfrage stehen muss, bevor Ihr Vertrieb kalkuliert, zum Beispiel Werkstoff, Menge, Termin, Allgemeintoleranz und Oberfläche. Fehlt etwas, markiert die Software die Lücke. Diesen Teil würde ich bewusst ohne KI bauen. Er folgt nur Ihren Regeln, und bei jeder markierten Anfrage sehen Sie, welche Regel gegriffen hat.

Zu den Lücken schreibt die Software eine Rückfrage und legt sie als Entwurf in Ihr Postfach, etwa: „Auf Zeichnung 1234-01 fehlen Allgemeintoleranz und Oberflächenangabe. Können Sie beides ergänzen?“ Lesen und abschicken muss sie ein Mensch. Ist alles da, legt die Software den Angebotsentwurf in Ihrer Warenwirtschaft an. Kunde, Ansprechpartner und Konditionen nimmt sie aus den gespeicherten Kundendaten, die Positionen aus der Anfrage. In unserem Anwendungsbeispiel bleibt das Preisfeld leer. Eine Preisschätzung aus Ihren früheren Angeboten lässt sich dazubauen, sie steht dann als Vorschlag im Entwurf.

Ob ein Teil drei oder fünf Aufspannungen braucht, welche Maschine frei ist und welcher Preis am Ende zu diesem Kunden passt, entscheidet Ihr Vertrieb. Auch die Zeichnung selbst sieht sich weiter jemand an. Unsere Software liest nur Mailtext und Schriftfeld, Maße und Ansichten wertet sie absichtlich nicht aus, weil ein falsch gelesenes Maß oft erst in der Fertigung auffällt. Und alles, was den Betrieb verlässt, also Rückfragen und Angebote, liest vorher ein Mensch.

Bevor wir etwas bauen.

Sie brauchen ein Postfach, in dem die Anfragen ankommen, zum Beispiel in Microsoft Outlook. Landen sie bei einzelnen Mitarbeitern, lohnt sich vorher ein gemeinsames Anfrage-Postfach. Ihre Warenwirtschaft muss erlauben, dass die Software Angebotsentwürfe anlegt, über eine direkte Verbindung oder über eine Datei, die das Programm einliest. Manche Programme brauchen dafür einen höheren Tarif oder eine Zusatzlizenz, bei SAP Business One etwa eine Lizenz, die Ihr SAP-Partner einrichtet. Das klären wir im Erstgespräch.

Die Prüfliste schreiben Sie selbst. Oft hat sie bisher nur ein erfahrener Kollege im Kopf, und aufgeschrieben hilft sie übrigens auch ganz ohne Software. Zum Testen brauchen wir einen Stapel abgeschlossener Anfragen. Daran sehen Sie, was die Software richtig liest und wo sie danebenliegt.

Zeichnungen sind oft vertraulich, manche stehen unter Geheimhaltung. Vorher sollte deshalb klar sein, wo die KI Ihre Daten verarbeitet: in einem Rechenzentrum in der EU mit einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung oder auf Ihrem eigenen Server. Was davon passt, hängt von den Vorgaben Ihrer Kunden ab, und Ihr Datenschutzbeauftragter sollte mitreden.

Wie ich anfangen würde.

Mit genau einem Ablauf. Im kostenlosen Erstgespräch (30 Minuten) reden wir über diesen einen: wie Anfragen bei Ihnen ankommen, was am häufigsten fehlt, welche Warenwirtschaft Sie nutzen und wer freigibt. Passt es, folgt der Prozess-Check, auch der ist kostenlos. Zwei Stunden lang nehmen wir den Ablauf mit Ihnen Schritt für Schritt auf und rechnen ihn mit Ihren Zahlen durch. Danach bekommen Sie eine schriftliche Bewertung mit Beispielrechnung.

Die erste Version bauen wir mit Ihren echten Anfragen, zum Festpreis. Sie läuft zuerst neben dem gewohnten Ablauf. Die Software legt Entwürfe an, Ihr Vertrieb arbeitet wie bisher und vergleicht, und mit den Entwürfen arbeitet er erst, wenn sie stimmen. Danach entscheiden Sie neu. Passt es nicht, zahlen Sie nur die Phasen, die gelaufen sind, und wissen, woran es lag.