E-Rechnung empfangen und verarbeiten, wenn bisher PDFs kamen.

Was seit 2025 gilt und was 2027 dazukommt.

Übergangsfristen gibt es nur fürs Ausstellen, und an ihnen hängt, wie viele E-Rechnungen bei Ihnen ankommen. Bis zum 31.12.2026 darf jeder Lieferant noch auf Papier abrechnen oder, wenn Sie zustimmen, etwa mit einem PDF per Mail. Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz im Vorjahr müssen ab dem 01.01.2027 E-Rechnungen ausstellen. Ab dem 01.01.2028 gilt die Pflicht für fast alle Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland (§ 27 Abs. 38 UStG).

Einige Rechnungen sind dauerhaft ausgenommen, etwa Beträge bis 250 € brutto, Fahrkarten und Rechnungen von Kleinunternehmern (BMF-FAQ, Frage 4). Papier und mit Ihrer Zustimmung auch PDFs werden Sie also ab 2028 noch bekommen (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG).

Der Zentralverband des Deutschen Handwerks hat am 22.06.2026 gefordert, die Frist von 2027 um ein Jahr zu verschieben. Beschlossen ist das nicht (Stand 02.11.2026). Dafür müssten Bundestag und Bundesrat das Gesetz ändern.

Dieser Artikel beschreibt die allgemeine Rechtslage mit Quellen und ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Ihr Steuerbüro sagt Ihnen, ob und ab wann Ihr eigener Betrieb E-Rechnungen ausstellen muss. Das hängt unter anderem vom Umsatz und von der Art Ihrer Leistungen ab.

XRechnung, ZUGFeRD oder nur ein PDF?

Eine E-Rechnung ist eine Datei, aus der ein Programm die Angaben übernehmen kann, ohne sie von einem Bild abzulesen. Das Gesetz spricht von einem „strukturierten elektronischen Format“ (§ 14 Abs. 1 UStG). Welche Angaben darin wie stehen, regelt die europäische Norm EN 16931.

Zwei Formate nennt das Bundesfinanzministerium (BMF) ausdrücklich (Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 14.1 Abs. 13 und 14). Beide arbeiten mit einer Datei im Format XML. Das ist Text, in dem jede Angabe einen festen Namen trägt, etwa Rechnungsnummer, Steuersatz oder Betrag. Bei einer XRechnung bekommen Sie nur diese XML-Datei. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF, in dem die XML-Datei als Anhang steckt. Menschen lesen das PDF, Programme die Datei darin, und maßgeblich für die Steuer ist bei ZUGFeRD die Datei (BMF-FAQ, Frage 12a).

ZUGFeRD gibt es in mehreren Ausbaustufen, den ZUGFeRD-Profilen. Als E-Rechnung zählt es ab Version 2.0.1, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL (Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 14.1 Abs. 14). Ein PDF ohne eingebettete XML-Datei ist keine E-Rechnung, auch wenn ein Rechnungsprogramm es erzeugt hat. Das Gesetz nennt es eine „sonstige Rechnung“ (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG).

Zwischen Unternehmen genügt jedes Format nach EN 16931. Welches Sie verwenden, vereinbaren Sie mit Ihrem Lieferanten (Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 14.1 Abs. 12). Zum Anschauen einer XRechnung brauchen Sie ein Programm, das die Datei als Rechnung darstellt. Laut BMF gibt es dafür viele kostenlose Angebote, und die Finanzverwaltung hat einen eigenen E-Rechnungsviewer unter e-rechnung.elster.de (BMF-FAQ, Frage 12a).

Wenn ein Programm einen Fehler meldet.

Hinter Codes wie BR-DE-15 oder BR-CO-16 steckt jeweils eine Regel, die die Datei verletzt. Die Meldungen gehören zu drei Sorten, und für die Steuer zählen sie unterschiedlich. Die erste Sorte sind Fehler im Aufbau der Datei, etwa eine Angabe an einer Stelle, an der sie nicht stehen darf. Eine solche Datei ist nach Auffassung des BMF umsatzsteuerlich eine sonstige Rechnung, steuerlich also wie ein PDF (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 6a).

Zur zweiten Sorte gehören die Regeln der Norm EN 16931. Ihre Codes beginnen etwa mit BR-CO oder BR-S. Sie schlagen zum Beispiel an, wenn eine vorgeschriebene Angabe fehlt oder der Steuerbetrag nicht zum Steuersatz passt. Eine Datei, die nur gegen solche Regeln verstößt und keinen Aufbaufehler hat, bleibt nach dem BMF im Prinzip eine E-Rechnung (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 22 und 23).

Die dritte Sorte sind Zusatzregeln der XRechnung, die über die Norm hinausgehen. Ihre Codes beginnen meist mit BR-DE, einige auch mit PEPPOL-EN16931. BR-DE-15 verlangt etwa die Angabe „Buyer reference“, eine Referenz des Käufers. Fehlt sie, ist das nach dem BMF ausdrücklich „umsatzsteuerlich unbeachtlich“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 35a). Prüft ein Programm eine ZUGFeRD-Rechnung nach den Regeln der XRechnung, kann es solche Codes auch dann melden, wenn niemand XRechnung vereinbart hat.

Andere Regeln dieser Sorte betreffen Angaben, die das Umsatzsteuergesetz als Pflichtangaben einer Rechnung nennt. BR-DE-16 meldet, dass Steuernummer und USt-IdNr. Ihres Lieferanten fehlen (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG). BR-DE-TMP-32 weist darauf hin, dass das Liefer- oder Leistungsdatum fehlt (Nr. 6). Bei beiden Sorten, Norm und XRechnung, kommt ein Inhaltsfehler im Sinne des BMF nur in Frage, wenn der Fehler eine umsatzsteuerliche Pflichtangabe betrifft (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 22, und vom 15.10.2025, Rn. 35a). Eine Rechnung bis 250 € brutto braucht zum Beispiel weder Steuernummer noch Leistungsdatum (§ 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung).

Erzeugt hat die Datei das Rechnungsprogramm Ihres Lieferanten, und dort lässt sich ein Fehler auch beheben. Ich würde ihm den Code mit einem Satz Erklärung schicken. Mit Ihrem Steuerbüro klären Sie, ob der Fehler eine Pflichtangabe betrifft und ob Sie eine neue Rechnung brauchen.

Was ein Prüfprogramm erkennt.

Welche dieser Regeln eine Datei verletzt, zeigt ein Prüfprogramm. Das BMF hält so eine Prüfung für sinnvoll, macht die steuerliche Anerkennung der Rechnung aber nicht unmittelbar von ihr abhängig (BMF-FAQ, Frage 7). Ein bestimmtes Programm empfiehlt es nicht. Ein offenes Prüfprogramm veröffentlicht die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), die auch XRechnung herausgibt.

Dieses Programm nutzt auch unser kostenloser Check E-Rechnung prüfen. Sie laden eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung hoch, als XML-Datei bis rund 2,1 MB oder als PDF bis rund 5,2 MB, und unser Server in Deutschland prüft sie. Bei einem PDF prüft der Check nur die XML-Datei darin, also den Teil, der für die Steuer zählt. Programme von DATEV verschicken E-Rechnungen auch im europäischen Format Peppol (DATEV-Hilfe, Dok.-Nr. 1049555). Peppol-Rechnungen prüft der Check mit den Regeln von Peppol BIS Billing 3.0. Nach der Prüfung nennt er auf Deutsch die verletzten Regeln. Zu häufigen Fehlern steht dabei, wie man sie behebt, zu einigen auch der Weg in Lexware Office, sevdesk oder DATEV. Die Meldungen sortiert er in sechs Gruppen: die drei Sorten von oben, dazu die Regeln von Peppol, ZUGFeRD-Profile und Formate, die er nicht prüft.

Die Datei speichern wir nicht. Sie liegt nur während der Prüfung im Arbeitsspeicher unseres Servers. Wir zählen, welche Fehlercodes wie oft vorkommen, aber keine Namen, Beträge oder anderen Angaben aus der Rechnung. Was wir sonst protokollieren, steht in Abschnitt 8 der Datenschutzerklärung. Laden Sie trotzdem nur Rechnungen hoch, die Sie weitergeben dürfen, am besten eine Musterrechnung. Rechnungen mit Gesundheitsangaben, etwa von Laboren oder Praxen, gehören nicht in den Check.

Keine Prüfung der Datei sieht, ob der Steuersatz stimmt oder die Ware so geliefert wurde, wie sie berechnet ist. Laut BMF unterstützt sie den Empfänger bei seiner eigenen Prüfung der Rechnung und ersetzt sie nicht (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 35a). Am Ergebnis steht auch der Hinweis, dass es keine Steuerberatung ist. ZUGFeRD in den Profilen BASIC und EXTENDED erkennt der Check, ihre Regeln prüft er aber noch nicht. Ebenso erkennt er XRechnungen vor Version 3.0 und Peppol-Rechnungen, die mit dem Eintrag CrossIndustryInvoice beginnen, prüft sie aber nicht.

Den Check würde ich vor allem nehmen, wenn ein Programm einen Code meldet. Dann können Sie dem Lieferanten genau sagen, was an seiner Datei nicht stimmt. Wer selbst E-Rechnungen schreibt, kann damit auch eine Musterrechnung prüfen, bevor die erste an einen Kunden geht.

Wie die Rechnung in die Buchhaltung kommt.

Bei einer E-Rechnung stehen Lieferant, Rechnungsnummer, Beträge und Steuer schon an festen Stellen in der Datei. So würde ich den Ablauf bauen: Die Rechnung kommt wie bisher ins Rechnungspostfach. Von dort liest die Software die Angaben aus der XML-Datei und sucht Bestellung und Lieferschein in Ihrer Warenwirtschaft, dem Programm für Aufträge, Lager und Rechnungen. Positionen, die abweichen, markiert sie für Ihre Buchhaltung. Danach liegt die Rechnung, für die Buchhaltung vorbereitet, in DATEV Unternehmen online. Den Zugang dorthin richtet Ihr Steuerbüro ein. Ihre Buchhaltung oder das Steuerbüro entscheidet, ob gebucht wird.

PDFs würde ich im selben Ablauf lassen. Mit Ihrer Zustimmung dürfen Lieferanten mit höchstens 800.000 € Umsatz im Vorjahr Ihnen bis zum 31.12.2027 noch PDFs schicken. Rechnungen bis 250 € brutto dürfen auch danach so kommen. Solche PDFs liest dieselbe Software mit einer KI und markiert jede Angabe, bei der sie unsicher ist. Wie das aussieht, zeigt unser Anwendungsbeispiel Rechnungen automatisch auslesen mit einer PDF-Rechnung und Beispieldaten, samt Rechner für Ihre eigenen Zahlen.

Bevor Sie etwas umstellen, sprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerbüro über diese Punkte:

• Auf welchem Weg Rechnungen zum Steuerbüro kommen sollen, etwa über DATEV Unternehmen online.
• Wie Sie die XML-Dateien aufbewahren.
• Wer den Inhalt prüft, also Steuersatz und Pflichtangaben.
• Was mit einer E-Rechnung geschieht, bei der ein Programm einen Fehler meldet.